fbpx

Save as

Αρχειοθέτηση και Ονοματολογία

Ξεκινώντας μια νέα εργασία πρέπει να αποφασίσουμε το πως θα την αρχειοθετήσουμε. Αν δώσουμε λίγο χρόνο σε αυτήν την προεργασία, θα κερδίσουμε πολύ περισσότερο χρόνο αργότερα ενώ αρκετό καιρό μετά θα μπορούμε να βρούμε τα σχετικά αρχεία εύκολα και γρήγορα. Και όταν λέμε προεργασία εννοούμε πως θα ονομάσουμε τους φακέλους και υποφακέλους, τα αρχεία κ.λπ.

Σαν πρώτο κανόνα αποφασίζουμε πως ό,τι σώζουμε από εδώ και πέρα θα είναι στα λατινικά (αγγλικά ή greeklish) και στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ. Για παράδειγμα: TELIKO_01.pdf, TELIKO_02.pdf ή FINAL_01.pdf κ.λπ. και όχι TEΛΙΚΟ_01.pdf κ.λπ.


Αποφύγετε να σώζετε αρχεία με ονόματα όπως Untitled-1.indd, όσο και να βιάζεστε: όταν θα τα αναζητήσετε μετά από καιρό θα δυσκολευτείτε πολύ να τα βρείτε. Αν τα βρείτε κιόλας.


Το να σώζουμε με λατινικούς χαρακτήρες και κεφαλαία θα μας βοηθήσει σε τρεις βασικές εργασίες.
1. Στην Αναζήτηση στους Δίσκους μας, εσωτερικούς και εξωτερικούς. Δεν θα χρειάζεται να κάνουμε διαφορετικές αναζητήσεις σε ελληνικά, αγγλικά, πεζά ή κεφαλαία (γράφουμε συνήθως λίγο διαφορετικά τα greeklish με πεζά και διαφορετικά με κεφαλαία). Επίσης θα έχουμε και μια εικόνα του πως γράψαμε το όνομα του αρχείου ώστε να το θυμηθούμε ευκολότερα.


2. Στην αλφαβητική σειρά κατά την Αναζήτηση.


3. Στη Μεταφορά ή Αποστολή αρχείων. Σίγουρα θα έχετε λάβει αρχείο με «κινέζικα» για παράδειγμα °§*(&^()≥½.eps. Αυτό συμβαίνει -μεταξύ άλλων- γιατί ο δημιουργός του αρχείου το έσωσε στα ελληνικά και το λειτουργικό σας δεν τα διαβάζει. Το ελληνικό όνομα που δώσατε στον φάκελο ή το αρχείο σας είναι πολύ πιθανό να μην διαβάζεται σε μια άλλη πλατφόρμα (από PC σε MAC και αντίστροφα), είτε ακόμη και σε διαφορετικές εκδόσεις λειτουργικών της ίδιας πλατφόρμας (Windows Χ σε Windows ΧΧ). Αν σώζετε στα λατινικά δεν θα ξαναδημιουργηθεί αυτό το πρόβλημα.

Yλικό από τον πελάτη


Πολλές φορές ο πελάτης μάς στέλνει «άσχετο» υλικό. Καλό είναι να μην το αφήνουμε στα Downloads, αλλά να το μεταφέρουμε σε έναν υποφάκελο με το όνομα π.χ. YLIKO_PELATH_150617. Ποτέ δεν γνωρίζουμε τι είναι χρήσιμο και τι όχι μέχρι να φύγει η δουλειά για το τυπογραφείο ή το web.

Ημερομηνίες


Σε όλους τους φακέλους, υποφακέλους και αρχεία, καλό είναι να βάζουμε ημερομηνίες. Για παράδειγμα: PROSXEDIA_020517, όπου 020617 σημαίνει 2 Ιουνίου 2017. Η ημερομηνία μας δίνει ένα δεύτερο πλεονέκτημα στην Αναζήτηση αν δεν θυμόμαστε το Όνομα του αρχείου που ψάχνουμε, αλλά θυμόμαστε πότε περίπου το σχεδιάσαμε. Βάζουμε σαν αναζήτηση π.χ. το 0615 και βρίσκουμε όλες τις εργασίες που δημιουργήσαμε τον Ιούνιο του 2015.

Low Resolution


Τα τελικά προσχέδια που στέλνουμε στον πελάτη, προτιμήστε να είναι σε Χαμηλή Ανάλυση. Αυτό το προτείνω για διάφορους λόγους, ένας από αυτούς είναι να μπορεί να τα δει από το email του (συνήθως μέχρι 25Mb). Στέλνοντας μεγαλύτερα αρχεία, -μέσω Wetransfer- ίσως τους μπερδέψουμε με τη διαδικασία. Σε αυτά τα αρχεία θα ήταν φρόνιμο να βάζουμε στο τέλος τα γράμματα LR (Low Resolution) ώστε μη γίνει κάποιο λάθος και φύγουν για εκτύπωση. Για παράδειγμα: CATALOG_LR.pdf.

Αρχεία PDF για εκτύπωση ή παρουσίαση


Κάποιες φορές, συνάδελφοι, φίλοι, ή φίλοι συνάδελφοι μού προωθούν αρχεία pdf που τους έχουν στείλει και δεν μπορούν να τα ανοίξουν. Συνήθως πιστεύουν πως είναι κλειδωμένα και με ρωτούν αν έχω τρόπο να τα ανοίξω. Σπάνια είναι κλειδωμένα, κάνω απλώς ένα rename και σχεδόν πάντα ανοίγουν. Για να αποφύγετε τέτοια προβλήματα ακολουθήστε τρεις συμβουλες στο Save as των αρχείων για μεταφορά:
1. Σώζετε με λατινικά και κεφαλαία


2. Σώζετε με όνομα αρχείου μέχρι επτά(7), το πολύ δέκα(10) χαρακτήρες. Πολλές φορές τα πολλά γράμματα, αριθμοί, κενά μεταξύ των λέξεων κ.λπ. δεν μπορούν να «διαβαστούν» από το λειτουργικό του παραλήπτη και χάνονται χαρακτήρες από το τέλος. Αυτό γίνεται ακόμη χειρότερο αν -όπως αναφέραμε πριν- έχουμε σώσει στα ελληνικά. Με λίγα λόγια μαζί με τα γράμματα χάνεται και η κατάληξη του αρχείου δηλαδή το φορμάτ, π.χ. .jpg, .pdf κ.λπ. Αποτέλεσμα; Το λειτουργικό δεν «καταλαβαίνει» με ποιο πρόγραμμα να το ανοίξει. Συνήθως τα Εικονίδια αυτών των αρχείων φαίνονται γκρι μια και έχει χαθεί η κατάληξη του φορμάτ.


3. Μην χρησιμοποιείτε κενά μεταξύ των λέξεων. Μπορείτε να βάλετε κάτω παύλα.

Ένα τελευταίο!
Αν θέλετε ο υπολογιστής σας να ανοίγει πιο γρήγορα, «καθαρίστε» το γραφείο σας. Όσον αφορά εμένα, φτιάχνω κάθε ένα με δύο χρόνια φακέλους με Όνομα GRAFEIO_01_100914, GRAFEIO_02_140315 κ.ο.κ. και τα πετάω όλα εκεί. Στην τελευταία εικόνα σας παρουσιάζω το Desktop μου. Bέβαια, για να είμαι ειλικρινής, το συμμάζεψα λίγο πριν. Για τις ανάγκες της φωτογράφισης…

Μ.Α.

Pin It on Pinterest

Share This

Διάδωσέ το

Αν σου άρεσε μην το κρατάς για τον εαυτό σου.